Poste Secrétariat - Accueil de Jour

Offre de poste CDI Secrétariat

L’Association Eole, 130 collaborateurs, gestionnaire de dispositifs d’Hébergement d’Urgence Hommes Seuls et Familles, d’un accueil de jour, d’Hébergement d’Insertion CHRS Hommes Seuls et Familles, de 5 Maisons Relais, d’un service Logement, d’un service d’insertion par la Culture, d’un Atelier Chantier d’Insertion…recrute un/un Secrétaire (H ou F) à 28h/semaine pour son service Accueil de Jour.

Poste à pourvoir rapidement

Mission : Placé(e) sous la responsabilité du chef de service et intégré à une équipe éducative, le/la secrétaire assure les missions suivantes :

  • Accueil physique et téléphonique (gestion du standard)
  • Gestion administrative
  • Gestion des stocks (Hygiène et entretien, fournitures de bureau, alimentaires, timbres…)
  • Gestion des commandes et réception des produits
  • Gestion de la banque alimentaire (entrée/sortie/chiffre trimestriel) sur le logiciel PASSERELLE
  • Gestion de plannings complexes et du personnel (feuilles de congés, justificatifs de transport…)
  • Saisie des diagnostics sociaux des usagers sur le dispositif d’observatoire du SIAO
  • Gestion et distribution des aides financières (Tickets services)
  • Gestion communication interne de la structure
  • Gestion du courrier (Réception/ navette / dactylographie / Envoi)
  • Gestion du tableau de bord des agents d’entretien
  • Organisation et planification
  • Archivage numérique et physique
  • Création/modification des documents modélisés
  • Prise de note / Rédaction des notes d’information, de service, compte rendu de réunion
  • Gestion des dispositifs de sécurité (entretien, maintenance, vérification)
  • Gestion des petits travaux et réparation sur la structure

Profil / Compétences attendues :

  • Niveau expert EXCEL souhaité
  • Bon niveau pack office (Word, PowerPoint, Visio, Outlook / informatique)
  • Capacités de création de tableaux de bord, amélioration permanente des processus
  • Savoir gérer des stocks et commande en fonction d’un budget.
  • Capacités à s’intégrer et à travailler en équipe
  • Savoir travailler en binôme avec le cadre
  • Maitrise des normes rédactionnelles
  • Savoir gérer les priorités et le temps
  • Savoir gérer le stress et l’urgence
  • Etre autonome très rapidement, dynamique et rigoureux
  • Capacité à s’adapter à son interlocuteur (Travailleurs sociaux, cuisinières, agents d’entretien, agents de maintenance, cadre)
  • Capacité à s’adapter à de nouveaux logiciels
  • La connaissance du langage VBA et un anglais basique sont des plus

Candidature :

  • BTS Assistante de gestion ou BAC Secrétariat avec minimum 2 années d’expérience
  • Rémunération selon convention collective

 

Votre Lettre de motivation /et CV à : Mme FOE Hélène, Directrice Inclusion Sociale : eole.recrutement@eole-asso.fr avant le 17 juin 2016, délai de rigueur. Préciser le poste : Secrétaire ADJ

Documents joints :